La Plantilla de Accountable Plan es un documento .docx completamente editable que establece la política interna para el reembolso de gastos de empleados y contratistas, conforme a la Treasury Regulation Section 1.62-2(c)(2). Incluye un encabezado personalizable con el nombre de la compañía, fecha de adopción y objetivos del plan, garantizando la coherencia en la justificación y reporte de cada gasto.
El archivo está organizado en secciones claramente identificadas:
Antecedentes y propósito: define el alcance del plan y sus objetivos de cumplimiento fiscal.
Aplicabilidad: determina a qué empleados o contratistas se extiende el plan.
Políticas de reembolso: detalla los requisitos de substanciación (monto, fecha, lugar, propósito y documentación de respaldo) y las normas para gastos de kilometraje y per diem.
Procedimiento de pago: especifica el método de reembolso y cómo se tratan cargos en tarjetas corporativas.
Tratamiento fiscal: explica la exclusión de los importes del ingreso bruto de los empleados y su impacto en reportes W-2 y 1099.
Formulario de solicitud: incluye un modelo de formulario interno para registrar cada reclamo de gasto.
Esta plantilla es compatible con Microsoft Word y Google Docs, soporta firmas electrónicas y permite colaboración simultánea. Los marcadores ([CLIENT’S NAME], [DATE], etc.) facilitan la personalización masiva mediante “Buscar y reemplazar”, mientras que su diseño modular permite adaptar el plan a cambios regulatorios sin perder la integridad del formato original.
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